Il tempo scorre via, velocemente..e non torna indietro.
Il tempo non torna indietro e le scadenze incombono.
Il tempo non è mai abbastanza e questo ci costringe a una frenetica rincorsa che sembra senza fine.
Apparentemente è una situazione senza uscita: perché abbiamo a disposizione sempre e solo 24 ore per ciascuna giornata.
Ma se non è possibile fermare o dilatare il tempo, possiamo cercare di gestirlo meglio.
Ed è importante non solo per essere più efficienti sul lavoro: è la qualità della vita che dipende in gran parte da come utilizziamo il tempo.
Possiamo imparare a fare meglio con alcune tecniche…
La gestione del tempo – Come razionalizzare
Ci sono molti ricercatori che hanno lavorato sulla gestione del tempo.
Partendo dai principi più diversi, hanno prodotto 8 “metodi infallibili”:
- Il metodo “Get Organized”, basato esclusivamente sulla ricerca dell’ordine nella vita.
- Il metodo “The Warriors”, che tende a evitare le distrazioni, per focalizzare l’obiettivo e la produzione.
- Il metodo “The Goal”, fondato sulla precisa conoscenza dei propri obiettivi e sulla spinta motivazionale per raggiungerli al più presto.
- Il metodo “ABC”, di cui parleremo in seguito, che pone precise priorità alle attività da svolgere.
- Il metodo “The Magic Tool”, che mette in risalto, in modo quasi esasperato, gli strumenti di gestione del tempo.
- Il metodo “The Time Management 101”, che, invece, si basa più sulle capacità e abilità personali che non nei mezzi.
- Il sistema “Go with the Flow” che trae origine da studi biologici e predilige il ritmo naturale e spontaneo della vita, estraniandola dal contesto in cui è calata.
- Il sistema “The Recovery”, caratterizzato da una focalizzazione sul passato più che sul futuro.
Uhm… ho la sensazione che con tutti questi metodi, che partono da premesse così diverse, rischiamo di fare confusione.
Conviene ricominciare dall’inizio, con una considerazione piuttosto preoccupante…
La regola dell’80/20
Nei primi del novecento, l’economista italiano Wilfredo Pareto, dopo attenti studi sulla produttività e sull’efficienza del lavoro, aveva notato un fenomeno paradossale e abbastanza inquietante:
- il 20% di ciò che facciamo produce l’80% dei risultati;
e, viceversa
- l’80% di ciò che facciamo produce il 20% dei risultati.
In pratica, per ottenere l’80% del valore prodotto in una giornata basta il 20% del tempo.
E lo stesso vale per i risultati di una riunione o una telefonata.
E il restante 80%?
È una bella riserva di tempo che dobbiamo imparare a usare in modo più efficiente.
Per lavorare, ma anche per vivere meglio!
Quattro generazioni
Le persone che lavorano sono state suddivise in quattro “generazioni”, che descrivono il modo in cui pianificano il tempo.
- Prima generazione
Non prevede una reale pianificazione “a tavolino” del tempo, ma si basa esclusivamente sulla capacità mnemonica per ricordarsi di svolgere tutte le attività previste - Seconda generazione
Prevede una gestione del tempo troppo fiscale e razionalizzata, usando ogni sorta di planning e agende e finalizzando la propria vita esclusivamente all’efficienza personale - Terza generazione
Tende a programmare la giornata lavorativa fissando le priorità, ma cerca anche un feedback continuo, un riscontro tra le attività e gli obiettivi a breve, media e lunga scadenza - Quarta generazione
Abbraccia con un processo di sintesi tutte le potenzialità delle generazioni precedenti, cercando di superarne i limiti
In quale delle quattro categorie ti riconosci?
Prendere coscienza del modo in cui si gestisce il tempo è un punto di partenza importante per ottenere di più da quel famoso 80% di tempo.
(Mauro Mirti, Vindice Deplano)
