I Ladri del Tempo: Come riconoscerli

Chiamiamo “ladri del tempo” tutti quegli elementi che si frappongono tra te e il lavoro.

A cominciare da alcune attività quotidiane:

• Riti e convenevoli.
  Ne fanno parte i rituali di saluto, le lunghe pause caffè e tutti i convenevoli che scambiamo parlando del più e del meno senza dare nessuna vera informazione: Hai visto che tempo? Non si sa più come vestirsi! Sarà colpa del buco dell’ozono…
  Non dico di diventare asociali, ma di rispettare il tempo delle persone.
• Telefonate.
  Quelle private ci distraggono e ci tolgono la concentrazione necessaria a proseguire il lavoro.
  Quelle di lavoro vanno gestite con domande aperte, di chiarimento o di conferma. Ma quando superano i sessanta secondi dovremmo a chiederci se stiamo perdendo tempo.
• Riunioni di lavoro.
  Quando non si fissano i tempi, si rischia di passare molto tempo tra riti e convenevoli. All’inizio è bene stabilire durata, contenuti e regole per gli interventi. Una riunione efficace non dovrebbe durare più di un’ora e gli interventi mai più di sette minuti ciascuno.
• Posta elettronica.
  Può essere un’arma a doppio taglio. Dal momento che serve per comunicare velocemente deve conservare la sua caratteristica principale: la brevità del testo.
  Altrimenti diventa una barriera comunicativa che fa perdere tempo prezioso.
  Per questo, una mail efficace deve avere un “oggetto” chiaro e non superare mai le cinque righe.
  Regola fondamentale per non perdere tempo è eliminare le mail lette e conservare in cartelle apposite solo quelle che potrebbero servire in futuro.

Come affrontiamo le giornate lavorative

I ladri del tempo si nascondono anche nel modo con cui affrontiamo le nostre giornate lavorative. Ecco qualche esempio:

• La disorganizzazione è uno dei buchi neri che inghiottono inutilmente intere giornate. Per fortuna la capacità organizzativa si apprende e può essere sempre migliorata. La prima regola dell’organizzazione è quella di saper gestire il proprio tempo.
• Quando un lavoro non suscita in noi il giusto interesse, troviamo mille modi per distrarci.
  Un modo per trovare la motivazione può essere quello di cercare le risposte a un paio di domande chiave: “Perché lo devo fare?”, “Cosa mi succederebbe se non lo facessi?”.
• Anche il perfezionismo può essere un problema quando fa perdere di vista l’obiettivo principale, dando importanza a dettagli insignificanti.
  Decidere se un documento va scritto con un certo carattere anziché con un altro, può essere importante solo per un grafico pubblicitario.
• Anche lavorare troppo fa perdere tempo. La stanchezza porta a confonderci e, ancora una volta, a di perdere di vista l’obiettivo.
  È importante organizzare le nostre piccole pause durante il lavoro. Bastano cinque minuti ogni ora, anche solo per alzarci dalla sedia e guardare il mondo dalla finestra.

Relazioni

Anche le relazioni con i colleghi sono una fonte infinita di perdite di tempo.

Pensa ai giochi di ruolo, alle polemiche, ai conflitti tra i collaboratori che a volte arrivano a litigi espliciti.

Ma anche un eccesso di cortesia può essere un problema.

Succede quando non sappiamo dire di no per non creare un dispiacere a qualcuno.

Ricorda che nel terzo quadrante dello schema di Covey, il quadrante dell’inganno, quello delle attività urgenti ma non importanti, ci abbiamo messo anche quelle importanti, ma solo per gli altri.

Per imparare a dire qualche “no” dovremmo chiederci sempre: “Di chi è il problema?”. E, se il tempo non ci basta, regolarci di conseguenza.

Perché saper dire di no significa dare più valore ai nostri “sì”!