Uno degli strumenti più utili per il time management è il “Modello dei quattro quadranti di Stephen Covey” o “Matrice di Covey“, dal nome dell’autore, Stephen R. Covey, uno dei più grandi mentori e influencer nel campo del management.

Urgenza e importanza

Secondo questo modello, ogni giornata è caratterizzata dalla presenza di due fattori determinanti che condizionano tutte le nostre scelte:

• L’urgenza è un fattore oggettivo, che dipende dalla presenza di una scadenza immediata. Questo non lascia molta scelta: le attività urgenti richiedono un’attivazione in tempi rapidi!
• Invece l’importanza è un fattore soggettivo, che dipende dagli obiettivi che vogliamo o dobbiamo raggiungere, ma anche dai nostri valori. L’importanza crea un ordine di preferenza tra le diverse attività al quale cerchiamo sempre di attenerci.

Ma cosa succede quando combiniamo insieme i due fattori?

I 4 quadranti di Covey

Osserviamo questa rappresentazione grafica, che combina urgenza e importanza creando quattro quadranti:

• Le attività urgenti e importanti si trovano nel primo quadrante, quello in alto a sinistra. È il quadrante della “crisi“: sono i problemi pressanti che richiedono assolutamente il nostro intervento senza possibilità di rinvio. E che spesso svolgiamo in condizioni di stress.
• Le attività importanti, ma non urgenti rientrano nel secondo quadrante: quello della “qualità“.
  Sono a attività strategiche, che determinano l’andamento del lavoro e ne orientano i risultati. Peccato che, proprio perché non sono urgenti, tendiamo a trascurarle quando siamo pressati dall’urgenza.
  Ricorda sempre che una pianificazione accurata delle attività del secondo quadrante è essenziale, perché permette di lavorare meglio, ottenendo un prodotto migliore e riducendo le situazioni di crisi.
  Vi rientrano, per esempio, le attività di programmazione, l’ideazione di nuove soluzioni, le pubbliche relazioni.
• Nel terzo quadrante troviamo le attività urgenti che non sono importanti ma, proprio per la mancanza di tempo, lo sembrano. Non è un caso se il nome del terzo quadrante è “inganno“.
  Scambiare urgenza per importanza toglie attenzione ed energie a quelle attività che servono davvero per il raggiungimento dei nostri obiettivi. Vi troviamo le telefonate inutili, la lettura di lunghi elenchi di e-mail, le riunioni interminabili. E le attività che sono sì importanti, ma… per qualcun altro!
• Infine il quarto quadrante, quello dello “spreco“. Ci troviamo tutte le attività che non sono né importanti, né urgenti.

Se osservi lo schema, ti rendi conto che il numero del quadrante esprime anche un ordine. È l’ordine con cui è bene svolgere le diverse attività se vogliamo impiegare bene il nostro tempo.

E se il tempo non basta, sacrifichiamo pure gli ultimi due quadranti…

I tuoi 4 quadranti

E adesso tocca a te.

Prova a inserire nella matrice le tue attività quotidiane, classificandole secondo criteri di urgenza e importanza.

Inseriscine tre per ogni quadrante.

E poi prova a riflettere rispondendo a questa domanda:

“Quante ore al giorno trascorri in attività che abbiamo classificato come ‘inganno’ e ‘spreco’?”

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I ladri del tempo – Da “I quattro quadranti di Stephen Covey”

Vediamo quali sono le attività che dobbiamo evitare come la peste!

Attività inutili

Chiamiamo “ladri del tempo” tutte tutti quegli elementi che si frappongono tra te e il lavoro.

A cominciare da alcune attività quotidiane:

• Riti e convenevoli.
  Ne fanno parte i rituali di saluto, le lunghe pause caffè e tutti i convenevoli che scambiamo parlando del più e del meno senza dare nessuna vera informazione: Hai visto che tempo? Non si sa più come vestirsi! Sarà colpa del buco dell’ozono…
  Non dico di diventare asociali, ma di rispettare il tempo delle persone.
• Telefonate.
  Quelle private ci distraggono e ci tolgono la concentrazione necessaria a proseguire il lavoro.
  Quelle di lavoro vanno gestite con domande aperte, di chiarimento o di conferma. Ma quando superano i sessanta secondi dovremmo a chiederci se stiamo perdendo tempo.
• Riunioni di lavoro.
  Quando non si fissano i tempi, si rischia di passare molto tempo tra riti e convenevoli. All’inizio è bene stabilire durata, contenuti e regole per gli interventi. Una riunione efficace non dovrebbe durare più di un’ora e gli interventi mai più di sette minuti ciascuno.
• Posta elettronica.
  Può essere un’arma a doppio taglio. Dal momento che serve per comunicare velocemente deve conservare la sua caratteristica principale: la brevità del testo.
  Altrimenti diventa una barriera comunicativa che fa perdere tempo prezioso.
  Per questo, una mail efficace deve avere un “oggetto” chiaro e non superare mai le cinque righe.
  Regola fondamentale per non perdere tempo è eliminare le mail lette e conservare in cartelle apposite solo quelle che potrebbero servire in futuro.

Come affrontiamo le giornate lavorative

I ladri del tempo si nascondono anche nel modo con cui affrontiamo le nostre giornate lavorative. Ecco qualche esempio:

• La disorganizzazione è uno dei buchi neri che inghiottono inutilmente intere giornate. Per fortuna la capacità organizzativa si apprende e può essere sempre migliorata. La prima regola dell’organizzazione è quella di saper gestire il proprio tempo.
• Quando un lavoro non suscita in noi il giusto interesse, troviamo mille modi per distrarci.
  Un modo per trovare la motivazione può essere quello di cercare le risposte a un paio di domande chiave: “Perché lo devo fare?”, “Cosa mi succederebbe se non lo facessi?”.
• Anche il perfezionismo può essere un problema quando fa perdere di vista l’obiettivo principale, dando importanza a dettagli insignificanti.
  Decidere se un documento va scritto con un certo carattere anziché con un altro, può essere importante solo per un grafico pubblicitario.
• Anche lavorare troppo fa perdere tempo. La stanchezza porta a confonderci e, ancora una volta, a di perdere di vista l’obiettivo.
  È importante organizzare le nostre piccole pause durante il lavoro. Bastano cinque minuti ogni ora, anche solo per alzarci dalla sedia e guardare il mondo dalla finestra.

Relazioni

Anche le relazioni con i colleghi sono una fonte infinita di perdite di tempo.

Pensa ai giochi di ruolo, alle polemiche, ai conflitti tra i collaboratori che a volte arrivano a litigi espliciti.
Ma anche un eccesso di cortesia può essere un problema.

Succede quando non sappiamo dire di no per non creare un dispiacere a qualcuno.

Ricorda che nel terzo quadrante dello schema di Covey, il quadrante dell’inganno, quello delle attività urgenti ma non importanti, ci abbiamo messo anche quelle importanti, ma solo per gli altri.

Per imparare a dire qualche “no” dovremmo chiederci sempre: “Di chi è il problema?”. E, se il tempo non ci basta, regolarci di conseguenza.

Perché saper dire di no significa dare più valore ai nostri “sì”!

Ora che hai capito come funzionano i quattro quadranti di Stephen Covey (o Matrice di Covey), non ti rimane che utilizzarli!

A presto!

(Vindice Deplano, Mauro Mirti)